A vállalkozások erőforrás-tervezésénél gyakori dilemma, hogy egyes funkciókat, feladatokat házon belül vagy külső szolgáltatóval valósítsanak-e meg.  Ezt a kérdést több szempontból is javasolt körbejárni, hiszen optimális megoldás esetén jelentős költséget takaríthatunk meg, viszont egy gyenge kivitelezéssel akár visszájára is elsülhet a dolog.

A kiszervezés vagy outsourcing igénye legtöbbször akkor merül fel, ha költséget szeretnénk megtakarítani, munkaerőhiányt pótolni vagy, ha speciális szaktudást igénylő feladat előtt állunk. Racionális elképzelés, hogy a kiszervezéssel nyert időt más, az eredmény szempontjából fontosabb feladatokra fordítjuk. Kézenfekvő megoldás, hogy olyan szolgáltatót keresünk, aki nálunk gazdaságosabban oldja meg a feladatot vagy ért ahhoz, amihez mi kevésbé. Azt hihetjük, hogy egy gyors megállapodás után a siker szinte garantált.  A dolog a való életben ennél azonban jóval összetettebb.

Gondolatébresztőnek az alábbi kérdéseket érdemes megválaszolni:

• Mik a fő célok a kiszervezés kapcsán?
• Megoldható-e házon belül vagy erre semmi esély?
• Biztosan tudjuk, melyik a megfelelő időpont külsős bevonására?
• Tisztában vagyunk-e a kiválasztási szempontokkal?
• Ismerjük-e a kiszervezés minden variációját és a kivitelezés szűk keresztmetszeteit?
• Hogyan mérjük a változást?
• Tudunk-e személyes tapasztalattal rendelkező személlyel beszélni?

A kiszervezésnek számtalan variációja létezik. Íme pár példa  a teljesség igénye nélkül.

Időtartam alapján:

• Időszakos – például kisegítő raktáros alkalmazása főszezonra, vagy projektmunkára szóló megbízás.
• Folyamatos-  például PPC ügynökség vagy szállítmányozó cég bevonása, de logikailag ide tartozik az a kismama (kispapa) is, aki külsősként bedolgozik részmunkaidőben.

Feladattípus szerint:

• A cégen belül már létező feladatot külső segítséggel oldjuk meg, például  ügyfélszolgálatosok alkalmazása/megbízása extra létszámban.
• Teljesen új, speciális feladat ellátása.

Kiszervezettség arányában:

• Teljes részleg, például IT, ügyfélszolgálat, HR kiszervezése.
• Részfeladat, például a marketingen belül a grafikai feladatok elvégzésnek kiadása.

Külső szolgáltató típusai szerint:

• Specialisták, például IT, logisztikai cég megbízása.
• Külső, általános szolgáltatás megosztására specializálódott cég, például SSC-k (könyvelés, logisztika stb.) megbízása.
• Szabadúszó specialista, egyéni vállalkozó, például SEO szakértő megbízása.

A kiszervezés vagy benntartás stratégiai szintű döntés, komoly tétje van, ezért a stratégiából már jól ismert tervezés-mérés-korrekció hármas fogatot most is eredményesen alkalmazhatjuk.

A tapasztalat azt mutatja, hiba, ha csak költséghatékonysági szempontok mentén mérlegelünk stratégiai fontosságú részlegeknél, mint például értékesítés, a látszólagos költségelőny –  ami vállalkozók igénybevételével jár –  hosszú távon gyengébb bevételhez, majd rosszabb eredményhez vezethet, ha nem tudjuk őket megfelelően kontrollálni.  A kiszervezett egységeket a távolság miatt sokkal nehezebb motiválni, vagy náluk cégünk stratégiájának „belsővé tételét” elérni, mert ez jellemzően összefügg a bent töltött idővel.

A döntés előkészítés lépései

1. Legyen egy üzleti stratégiánk. (Ha nincs, akkor jobb, ha készítünk egyet, vagy kérjünk fel erre egy szakértőt.)
2. Üljünk le a csapattal és/vagy a vezetőséggel, majd a stratégia mentén vegyük végig, hogy mit kell tenni a célok elérése érdekében.
3. Ehhez már lehet akcióterveket készíteni, amiből rögtön kiderül, hogy mit tudunk megoldani belső kapacitásból, vagy hol vannak űrök, amik betöltését kívülről kellene megoldanunk.

Amennyiben kiderült, hogy szükséges a külső szakértő bevonása, érdemes jól körbejárni a kiszemelt cégeket az alábbiak alapján:

A kiválasztás lépései

• A cég szolgáltatás scope-ja – mi a szolgáltatásuk lényege, fókusza?
• Referencia és reputáció – kikkel dolgoztak együtt eddig és milyen feladatokon?
• Lokáció – hol található a cég/a vállalkozó székhelye? Ha nekünk kell odamenni, mennyi idő eljutni oda?
• Sikersztorik értékelése – PR: kommunikálnak-e eredményeket, és pontosan mik ezek?
• Beszéljünk a referenciákkal – PR értékelése: ellenőrizzük le partnereiken keresztül is, hogy hogyan értékelik az együttműködést!
• Mik az ügynökség kommunikációs csatornái:  olvassuk el közösségi oldalas értékeléseiket!
• Találkozzunk a szakértőkkel személyesen – nézzük meg, hogy működik-e a kémia!

Ha mindegyik pontot kipipáltuk, már jól állunk, de ez még nem elég a sikerhez. Mint minden üzlet, a kiszervezés is a kivitelezésen múlik. Azaz, tudnunk kell működtetni a megállapodásainkat.

A BCG által végzett kutatás eredményei – ahol IT feladatok kiszervezésének hatékonyságát mérték – segítségünkre lehetnek ebben a fázisban is.

A vizsgálat érdekes eredményre jutott, mert a legnagyobb költségoptimalizálást azok a cégek érték el, amelyek a teljes IT költségvetésük nagyobb hányadát fordították külsős cégek, és relatíve kisebb arányát külsős, egyéni vállalkozók megbízására és a belső erőforrásra.

A legsikeresebb kiszervező cégekre jellemző tulajdonságokból pedig mindenkinek érdemes szemezgetni.

Kivitelezés lépései

• A kiszervezés stratégiája legyen összhangban a részleg (IT, marketing stb.), valamint a cég üzleti stratégiájával.
• Egyértelmű „vedd, vagy csináld” irányelv álljon rendelkezésre: hatékony folyamatrendszer a partnerek kiválasztásához, illetve, hogy mikor és hol kell bevonni őket.
• Megfelelő csapat: a menedzserek képesek legyenek kiválasztani a szolgáltatókat, meghatározni azok mennyiségét, a szükséges interakciók számát, létrehozni és ellenőrizni a folyamatokat, a kpi-kat. Ezek mellé olyan minőségű szerződéseket kössenek, amelyekkel kiváló ár-érték arányú szolgáltatást hoznak tető alá. (Alacsony költség nívós szolgáltatás mellett).
• Szerződéskötéskor inkább az eredmény-,  mintsem az input tényezőkre érdemes fókuszálni, (szemben azzal, hogy hányan foglalkoznak egy projekttel egyszerre, fontosabb az egységnyi időre jutó feladatmegoldás hatékonysága).
• Szabadúszó vállalkozót elsősorban olyan feladatokra alkalmazzunk, ahol a cégnek nincs belső szaktudása és nem is tervezi később annak kifejlesztését. Ehhez szükséges mögöttes munkaerő stratégia.
• Folyamatos ellenőrzés kell: a belső munkaerő, a külső vállalkozó és a kiszervezett cégek harmóniáját, a célok teljesülését a szükséges korrekciók meglépését egy körforgásos, állandó rendszerben érdemes üzemeltetni.

A külső szolgáltatók beillesztése a céges folyamatokba érzékeny egyensúlyi feladat. Tervezéssel, világos és egyértelmű döntési kritériumokkal, összehangolt és minőségi kivitelezéssel, jelentős hozzáadott értékre tehetünk szert.  Az extra tudás, infrastruktúra, időmegtakarítás költségcsökkentést eredményezhetnek, aminek révén versenyelőnyhöz is jutunk.