Csináld magad vagy vedd meg! – Mikor, miért és hogyan döntsünk?

Szerző: | 2018. febr 10 | Stratégia

A vállalkozások erőforrás-tervezésénél gyakori dilemma, hogy egyes funkciókat, feladatokat házon belül vagy külső szolgáltatóval valósítsanak-e meg.  Ezt a kérdést több szempontból is javasolt körbejárni, hiszen optimális megoldás esetén jelentős költséget takaríthatunk meg, viszont egy gyenge kivitelezéssel akár visszájára is elsülhet a dolog.

A kiszervezés vagy outsourcing igénye legtöbbször akkor merül fel, ha költséget szeretnénk megtakarítani, munkaerőhiányt pótolni vagy, ha speciális szaktudást igénylő feladat előtt állunk. Racionális elképzelés, hogy a kiszervezéssel nyert időt más, az eredmény szempontjából fontosabb feladatokra fordítjuk. Kézenfekvő megoldás, hogy olyan szolgáltatót keresünk, aki nálunk gazdaságosabban oldja meg a feladatot vagy ért ahhoz, amihez mi kevésbé. Azt hihetjük, hogy egy gyors megállapodás után a siker szinte garantált.  A dolog a való életben ennél azonban jóval összetettebb.

outrouce.png

Gondolatébresztőnek az alábbi kérdéseket érdemes megválaszolni:

  • Mik a fő célok a kiszervezés kapcsán?
  • Megoldható-e házon belül vagy erre semmi esély?
  • Biztosan tudjuk, melyik a megfelelő időpont külsős bevonására?
  • Tisztában vagyunk-e a kiválasztási szempontokkal?
  • Ismerjük-e a kiszervezés minden variációját és a kivitelezés szűk keresztmetszeteit?
  • Hogyan mérjük a változást?
  • Tudunk-e személyes tapasztalattal rendelkező személlyel beszélni?

A kiszervezésnek számtalan variációja létezik. Íme pár példa  a teljesség igénye nélkül.

Időtartam alapján:

  • Időszakos – például kisegítő raktáros alkalmazása főszezonra, vagy projektmunkára szóló megbízás.
  • Folyamatos-  például PPC ügynökség vagy szállítmányozó cég bevonása, de logikailag ide tartozik az a kismama (kispapa) is, aki külsősként bedolgozik részmunkaidőben.

Feladattípus szerint:

  • A cégen belül már létező feladatot külső segítséggel oldjuk meg, például  ügyfélszolgálatosok alkalmazása/megbízása extra létszámban.
  • Teljesen új, speciális feladat ellátása.

Kiszervezettség arányában:

  • Teljes részleg, például IT, ügyfélszolgálat, HR kiszervezése.
  • Részfeladat, például a marketingen belül a grafikai feladatok elvégzésnek kiadása.

Külső szolgáltató típusai szerint:

  • Specialisták, például IT, logisztikai cég megbízása.
  • Külső, általános szolgáltatás megosztására specializálódott cég, például SSC-k (könyvelés, logisztika stb.) megbízása.
  • Szabadúszó specialista, egyéni vállalkozó, például SEO szakértő megbízása.

A kiszervezés vagy benntartás stratégiai szintű döntés, komoly tétje van, ezért a stratégiából már jól ismert tervezés-mérés-korrekció hármas fogatot most is eredményesen alkalmazhatjuk.

A tapasztalat azt mutatja, hiba, ha csak költséghatékonysági szempontok mentén mérlegelünk stratégiai fontosságú részlegeknél, mint például értékesítés, a látszólagos költségelőny –  ami vállalkozók igénybevételével jár –  hosszú távon gyengébb bevételhez, majd rosszabb eredményhez vezethet, ha nem tudjuk őket megfelelően kontrollálni.  A kiszervezett egységeket a távolság miatt sokkal nehezebb motiválni, vagy náluk cégünk stratégiájának „belsővé tételét” elérni, mert ez jellemzően összefügg a bent töltött idővel.

A döntés előkészítés lépései

  1. Legyen egy üzleti stratégiánk. (Ha nincs, akkor jobb, ha készítünk egyet, vagy kérjünk fel erre egy szakértőt.)
  2. Üljünk le a csapattal és/vagy a vezetőséggel, majd a stratégia mentén vegyük végig, hogy mit kell tenni a célok elérése érdekében.
  3. Ehhez már lehet akcióterveket készíteni, amiből rögtön kiderül, hogy mit tudunk megoldani belső kapacitásból, vagy hol vannak űrök, amik betöltését kívülről kellene megoldanunk.

Amennyiben kiderült, hogy szükséges a külső szakértő bevonása, érdemes jól körbejárni a kiszemelt cégeket az alábbiak alapján:

A kiválasztás lépései

  • A cég szolgáltatás scope-ja – mi a szolgáltatásuk lényege, fókusza?
  • Referencia és reputáció – kikkel dolgoztak együtt eddig és milyen feladatokon?
  • Lokáció – hol található a cég/a vállalkozó székhelye? Ha nekünk kell odamenni, mennyi idő eljutni oda?
  • Sikersztorik értékelése – PR: kommunikálnak-e eredményeket, és pontosan mik ezek?
  • Beszéljünk a referenciákkal – PR értékelése: ellenőrizzük le partnereiken keresztül is, hogy hogyan értékelik az együttműködést!
  • Mik az ügynökség kommunikációs csatornái:  olvassuk el közösségi oldalas értékeléseiket!
  • Találkozzunk a szakértőkkel személyesen – nézzük meg, hogy működik-e a kémia!

Ha mindegyik pontot kipipáltuk, már jól állunk, de ez még nem elég a sikerhez. Mint minden üzlet, a kiszervezés is a kivitelezésen múlik. Azaz, tudnunk kell működtetni a megállapodásainkat.

A BCG által végzett kutatás eredményei – ahol IT feladatok kiszervezésének hatékonyságát mérték – segítségünkre lehetnek ebben a fázisban is.

A vizsgálat érdekes eredményre jutott, mert a legnagyobb költségoptimalizálást azok a cégek érték el, amelyek a teljes IT költségvetésük nagyobb hányadát fordították külsős cégek, és relatíve kisebb arányát külsős, egyéni vállalkozók megbízására és a belső erőforrásra.

A legsikeresebb kiszervező cégekre jellemző tulajdonságokból pedig mindenkinek érdemes szemezgetni.

outrouce2.png

Kivitelezés lépései

  • A kiszervezés stratégiája legyen összhangban a részleg (IT, marketing stb.), valamint a cég üzleti stratégiájával.
  • Egyértelmű „vedd, vagy csináld” irányelv álljon rendelkezésre: hatékony folyamatrendszer a partnerek kiválasztásához, illetve, hogy mikor és hol kell bevonni őket.
  • Megfelelő csapat: a menedzserek képesek legyenek kiválasztani a szolgáltatókat, meghatározni azok mennyiségét, a szükséges interakciók számát, létrehozni és ellenőrizni a folyamatokat, a kpi-kat. Ezek mellé olyan minőségű szerződéseket kössenek, amelyekkel kiváló ár-érték arányú szolgáltatást hoznak tető alá. (Alacsony költség nívós szolgáltatás mellett).
  • Szerződéskötéskor inkább az eredmény-,  mintsem az input tényezőkre érdemes fókuszálni, (szemben azzal, hogy hányan foglalkoznak egy projekttel egyszerre, fontosabb az egységnyi időre jutó feladatmegoldás hatékonysága).
  • Szabadúszó vállalkozót elsősorban olyan feladatokra alkalmazzunk, ahol a cégnek nincs belső szaktudása és nem is tervezi később annak kifejlesztését. Ehhez szükséges mögöttes munkaerő stratégia.
  • Folyamatos ellenőrzés kell: a belső munkaerő, a külső vállalkozó és a kiszervezett cégek harmóniáját, a célok teljesülését a szükséges korrekciók meglépését egy körforgásos, állandó rendszerben érdemes üzemeltetni.

A külső szolgáltatók beillesztése a céges folyamatokba érzékeny egyensúlyi feladat. Tervezéssel, világos és egyértelmű döntési kritériumokkal, összehangolt és minőségi kivitelezéssel, jelentős hozzáadott értékre tehetünk szert.  Az extra tudás, infrastruktúra, időmegtakarítás költségcsökkentést eredményezhetnek, aminek révén versenyelőnyhöz is jutunk.

Legutóbbi bejegyzéseink

21 hozzászólás

  1. tft corki best items

    Piece of writing writing is also a excitement, if you be acquainted with after that you can write if not it is difficult
    to write.

    Válasz
  2. aram shyvana

    you are in point of fact a good webmaster. The website loading speed is incredible.

    It sort of feels that you are doing any unique
    trick. Also, The contents are masterwork.
    you have done a great activity on this matter!

    Válasz
  3. shyvana in aram

    I constantly emailed this website post page to all my friends, as if like to read it then my contacts
    will too.

    Válasz
  4. Gameplay News

    I’m not sure where you are getting your info, but good topic.
    I needs to spend some time learning more or understanding more.
    Thanks for excellent info I was looking for this info for my mission.

    Válasz
  5. Gamer Newsletter

    When I initially commented I clicked the “Notify me when new comments are added” checkbox and now each
    time a comment is added I get three emails with the same comment.

    Is there any way you can remove people from that service?
    Thank you!

    Válasz
  6. superp2w6.wordpress.com

    Sweet blog! I found it while searching on Yahoo News.
    Do you have any suggestions on how to get listed
    in Yahoo News? I’ve been trying for a while but I never seem
    to get there! Appreciate it

    Válasz
  7. video games

    Do you mind if I quote a couple of your posts as long as I provide credit and sources back
    to your blog? My blog is in the exact same niche as yours and my visitors would really benefit from some of the information you
    present here. Please let me know if this alright with you.
    Many thanks!

    Válasz
  8. 7level8.wordpress.com

    I am in fact glad to read this webpage posts which consists of lots of helpful information, thanks
    for providing these kinds of statistics.

    Válasz
  9. combat style

    Spot on with this write-up, I really think this website needs
    a lot more attention. I’ll probably be back again to see more, thanks for the info!

    Válasz
  10. topdebuffbeta08.wordpress.com

    I like the valuable info you supply to your articles.
    I will bookmark your weblog and test once more right here
    regularly. I am moderately certain I’ll be told plenty
    of new stuff right here! Best of luck for the
    following!

    Válasz
  11. Esports Guides

    This is my first time go to see at here and i am truly happy to read everthing
    at single place.

    Válasz
  12. Gameplay Stories

    Hi there, just wanted to say, I loved this post.
    It was practical. Keep on posting!

    Válasz
  13. wonderlike desarrollo web

    I every time used to study piece of writing in news papers but now as I am a user
    of web so from now I am using net for articles, thanks to
    web.

    Válasz
  14. jy58tz.com

    Hey I know this is off topic but I was wondering if
    you knew of any widgets I could add to my blog that automatically tweet my newest
    twitter updates. I’ve been looking for a plug-in like this for quite some time and was hoping maybe you would have some experience with something like
    this. Please let me know if you run into anything.
    I truly enjoy reading your blog and I look forward to your new updates.

    Válasz
  15. wonderlike

    Thankfulness to my father who stated to me on the topic of
    this blog, this weblog is actually remarkable.

    Válasz
  16. Studio Wonderlike

    Hello there! I know this is somewhat off topic but I was wondering if
    you knew where I could get a captcha plugin for my comment form?
    I’m using the same blog platform as yours and I’m having problems finding one?
    Thanks a lot!

    Válasz

Egy hozzászólás elküldése

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük